Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyinin sədri İ.Kərimovun 4 oktyabr 2013-cü il tarixli 9/14-05 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir

 

 

Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyinin Elektron sənəd dövriyyəsi şöbəsi haqqında

ƏSASNAMƏ

 

1.      Ümumi müddəalar

 

1.1.             Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyinin (bundan sonra - Agentlik) Elektron sənəd dövriyyəsi şöbəsi (bundan sonra - Şöbə) Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2012-ci il 5 sentyabr tarixli 706 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyi haqqında Əsasnamə”yə (bundan sonra - Agentliyin Əsasnaməsi) və “Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyinin Strukturu”na uyğun olaraq yaradılan struktur bölməsidir.

1.2.             Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasını, Azərbaycan Respublikasının qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərman və sərəncamlarını, Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını, Agentliyin Əsasnaməsini, Agentliyin Kollegiya qərarlarını, Agentliyin sədrinin qərar, əmr və sərəncamlarını və bu Əsasnaməni rəhbər tutur.

1.3.             Şöbə fəaliyyətini Agentliyin digər struktur bölmələri və tabeliyindəki qurumlarla əlaqəli həyata keçirir.

1.4.             Şöbə “Elektron sənəd dövriyyəsi” sözləri yazılmış möhürə malikdir.

1.5.             Şöbənin tərkibində Elektron sənəd dövriyyəsi sektoru və Vətəndaşların qəbulu işinin təşkili sektoru fəaliyyət göstərir.

 

2.                 Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri

 

Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri aşağıdakılardır:

2.1.1.          Agentliyin Aparatı və “ASAN xidmət” mərkəzlərində (bundan sonra – mərkəzlər) müasir elektron sənəd dövriyyəsi sistemini tətbiq etməklə sənəd dövriyyəsinə və onun icrasına nəzarətin effektiv həyata keçirilməsini təmin edir;

2.1.2.          Agentliyin Aparatında və mərkəzlərdə arxiv işinin, şəxslərin qəbulunun və müraciətlərinə baxılmasının qanunvericiliyə uyğun təşkilini və təkmilləşdirilməsini təmin edir;

2.1.3.          Agentliyin Aparatında və mərkəzlərdə kargüzarlığın aparılmasına əməli və metodiki rəhbərliyi həyata keçirir.

 

3.      Şöbənin vəzifələri

 

3.1.             Şöbənin bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq ümumi vəzifələri aşağıdakılardır:

3.1.1.  Agentliyin aparatı və mərkəzlərdə elektron sənəd dövriyyəsini təşkil etmək, kargüzarlığın, sənəd dövriyyəsinin aparılmasında mövcud qaydaların tələblərinə riayət edilməsinə təşkilati, əməli-metodiki rəhbərliyi və cari nəzarəti həyata keçirmək;

3.1.2.           şəxslərin qəbulunu həyata keçirmək, şəxslərdən və təşkilatlardan daxil olan müraciətləri qanunvericiliyə uyğun olaraq araşdırmaq və cavablandırmaq; 

3.1.3.           dövlət proqramlarının və inkişaf konsepsiyalarının həyata keçirilməsi üzrə təkliflərin hazırlanması və icrasında iştirak etmək;

3.1.4.           Agentliyin sədrinin tapşırığı ilə hesabatlar, arayışlar və məlumatlar hazırlamaq;

3.1.5.           Agentliyin sədri tərəfindən Şöbəyə tapşırılmış digər vəzifələri yerinə yetirmək.

 

4.      Şöbənin hüquqları

 

4.1.             Şöbə öz vəzifələrini həyata keçirmək üçün aşağıdakı hüquqlara malikdir:

4.1.1.           elektron sənəd dövriyyəsi proqramının effektiv istifadəsinin təşkili və təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflər vermək;

4.1.2.           fəaliyyət istiqamətləri üzrə hüquqi aktların ilkin layihələrini hazırlamaq və ya hazırlanmış layihələrə dair təkliflər vermək;

4.1.3.           Agentliyin struktur bölmələri və mərkəzlər tərəfindən kargüzarlığın aparılması, arxiv işinin təşkili, şəxslərin müraciətlərinə baxılması sahələrində vəzifə və funksiyaların lazımınca icra edilməməsini doğuran səbəb və şəraitin aradan qaldırılmasına dair təkliflər vermək;

4.1.4.           fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq beynəlxalq təcrübəni öyrənmək və uyğun təcrübənin tətbiqi ilə bağlı təkliflər vermək;

4.1.5.            şöbənin əməkdaşlarının ixtisasının artırılması üçün təkliflər vermək;

4.1.6.            Agentliyin, şöbənin və mərkəzlərin fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi istiqamətində təkliflər vermək;

4.1.7.            fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər hüquqları həyata keçirmək.

 

5.      Elektron sənəd dövriyyəsi sektorunun funksiyaları

 

5.1.        Sektor bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirir:

5.1.1.          Agentliyin struktur bölmələrində və mərkəzlərdə elektron sənəd dövriyyəsinin, kargüzarlığın aparılmasında mövcud qaydaların tələblərinə riayət edilməsinə təşkilati, əməli-metodiki rəhbərliyi və cari nəzarəti həyata keçirmək;

5.1.2.           Agentliyin struktur bölmələrində və mərkəzlərdə arxiv işini həyata keçirmək;

5.1.3.          Agentliyə aid sənədlərin əsli ilə düzgünlüyünü təsdiq etmək;

5.1.4.           elektron sənəd dövriyyəsi, kargüzarlıq, arxiv işi və şəxslərin müraciətlərinə baxılması sahələrində hüquqi aktların layihələrinin hazırlanmasında iştirak etmək;

5.1.5.           Agentliyin struktur bölmələrində və mərkəzlərdə sənədlərin elektron olaraq inteqrasiya edilməsi, sənəd dövriyyəsi sistemində məlumat təhlükəsizliyinin təminatı, sənədlərin vahid şəkildə idarə edilməsini və əlaqələndirilməsini təmin etmək;

5.1.6.           Agentliyə daxil olan sənədləri qəbul etmək, elektron sənəd dövriyyəsi proqramı vasitəsilə daxili hərəkətini təmin etmək, icranın gedişatı və nəticəsini qanunvericiliyə uyğun olaraq nəzarətdə saxlamaq;

5.1.7.           Agentliyə daxil olmuş sənədlərin icra müddəti ərzində icrasına nəzarət etmək;

5.1.8.          sənədləri aidiyyəti üzrə göndərmək, onların reyestrini və uçotunu aparmaq;

5.1.9.          sənəd layihələri imzalanmağa təqdim edilməmişdən qabaq onların tərtibinin düzgünlüyünü, lazımi viza və əlavələrin mövcudluğunu yoxlamaq, imzalanmış sənədləri qeydiyyata almaq, saxlanılmasını və göndərmə siyahısına əsasən çatdırılmasını təmin etmək;

5.1.10.       Agentlikdən göndərilən sənədlərin tələb olunan formada tərtib olunmasını, göstərilən ünvanların və digər məlumatların düzgünlüyünü, vizaların tam və düzgün yığılmasını yoxlamaq, müvafiq səhvlər aşkar edildikdə səbəbləri göstərilməklə sənədi icraçı struktur bölməyə geri qaytarmaq;

5.1.11.       sənəd qovluqlarının düzgün formalaşdırılmasını, axtarışın intensivliyini, işlərin sistemləşdirilməsini təmin etmək, sənədlərin saxlama müddətlərini müəyyən etmək, işlərin ümumi nomenklatur siyahısını tərtib etmək;

5.1.12.           Agentliyin struktur bölmələrinin və mərkəzlərin kargüzarlıq, elektron sənəd dövriyyəsi, şəxslərin qəbulu, onların müraciətlərinə baxılması ilə bağlı fəaliyyətlərini əlaqələndirmək, kargüzarlığa məsul şəxslərlə fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq təlimlərin keçirilməsi üçün təkliflər vermək və həmin təlimlərdə iştirak etmək;

5.1.13.           qanunvericiliyə uyğun olaraq xidməti və dövlət sirri hesab edilən məlumatların qorunmasını təmin etmək;

5.1.14.           fəaliyyət istiqamətləri üzrə təsdiq olunmuş iş planlarının icrasını təmin etmək;

5.1.15.           Agentlikdə “Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”ın tələblərinə uyğun olaraq Azərbaycan Respublikasının Prezidentinin Administrasiyasına təqdim olunacaq hesabatı hazırlamaq;

5.1.16.          şöbə müdirinin tapşırığı ilə hesabatlar, arayışlar və məlumatlar hazırlamaq;

5.1.17.           şöbə müdiri tərəfindən sektora tapşırılmış digər vəzifələri yerinə yetirmək.

 

6.      Vətəndaşların qəbulu işinin təşkili sektorunun funksiyaları

 

  1.  Sektor bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirir:
  2.  Agentliyin rəhbər vəzifəli şəxslərinin qəbul qrafikini hazırlamaq və rəhbərliklə razılaşdırmaq;
  3. Agentliyin aparatında qəbula gəlmiş şəxslərin qeydiyyatını aparmaq, qaldırılan məsələnin hansı vəzifəli şəxsin səlahiyyətinə aid olduğunu müəyyənləşdirmək, qəbulu təşkil etmək, qəbul üçün əsas olmadıqda şəxslərə müvafiq izahatlar vermək;

6.1.3.          Agentliyin struktur bölmələri və mərkəzlər tərəfindən şəxslərin təklif, ərizə və şikayətlərinə qanunla müəyyən olunmuş qaydada və müddətlərdə baxılmasına nəzarət etmək, onların cavablandırılmasını təmin etmək;

6.1.4.           Şöbə tərəfindən qəbul edilmiş şəxslərin təklif, ərizə və şikayətlərinə qanunla müəyyən olunmuş qaydada və müddətdə baxılmasını və cavablandırılmasını təmin etmək;

6.1.5.           şəxslərin müraciətlərinə baxılması vəziyyətinin müntəzəm olaraq araşdırılması və qanunla qorunan mənafelərin pozulması ilə əlaqədar təkrar ərizə və şikayətlərin verilməsi ilə nəticələnən səbəblərin aradan qaldırılması üçün təkliflər vermək;

6.1.6.           Agentliyin struktur bölmələrində və mərkəzlərdə şəxslərin qəbulu və müraciətlərinə baxılması qaydalarının layihəsini hazırlamaq, bu qaydaların təkmilləşdirilməsi, həmçinin şəxslərin qəbulu işinin həyata keçirilməsində müasir texniki imkanların geniş tətbiqi üçün təkliflər vermək;

6.1.7.           Agentliyin struktur bölmələrində və mərkəzlərdə şəxslərin qəbulu və müraciətlərinə baxılması sahəsindəki işlərə metodiki rəhbərliyi həyata keçirmək, bununla bağlı zəruri məlumatlar almaq və bu işin təkmilləşdirilməsi üçün təkliflər vermək;

6.1.8.           şöbə müdirinin tapşırığı ilə hesabatlar, arayışlar və məlumatlar hazırlamaq;

6.1.9.           şöbə müdiri tərəfindən sektora tapşırılmış digər vəzifələri yerinə yetirmək.

 

7.      Şöbənin fəaliyyətinin təşkili

 

7.1.             Şöbənin fəaliyyətinə Agentliyin sədri tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən müdir rəhbərlik edir.

7.2.             Şöbə müdiri Şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır.

7.3.             Şöbə müdiri:

7.3.1.           Şöbənin fəaliyyətini təşkil edir və ona rəhbərlik edir;

7.3.2.           tabeliyində olan sektorlar və əməkdaşlar arasında iş bölgüsü aparır, onların fəaliyyətini əlaqələndirir, əmək, icra və xidmət intizamına riayət etmələrinə nəzarət edir;

7.3.3.          Şöbə üzrə Agentliyin Kollegiyasında müzakirə edilməli məsələləri müəyyən edir və bu barədə təkliflərini Agentliyin rəhbərliyinə təqdim edir;

7.3.4.           Şöbənin əməkdaşları barəsində həvəsləndirmə və intizam tənbehi tədbirləri görülməsi üçün Agentliyin rəhbərliyinə təqdimatlar verir; 

7.3.5.           Şöbənin vəzifələrini yerinə yetirmək üçün səlahiyyətləri daxilində Agentliyin digər struktur bölmələrindən və mərkəzlərdən zəruri məlumat və sənədləri alır;

7.3.6.           Şöbəyə daxil olan məktub və müraciətlərə qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş qaydada baxılmasını təşkil edir;

7.3.7.           Şöbədə kargüzarlıq işlərinin aparılmasını təmin edir.

7.4.             Şöbənin maddi-texniki ləvazimatla, rabitə və nəqliyyatla təminatı, habelə işçilərinin sosial-məişət təminatı Şöbə müdirinin təqdimatı əsasında Agentliyin əlaqədar struktur bölmələri tərəfindən təşkil edilir.

7.5.             Şöbə müdirinin Agentliyin sədri tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən eyni zamanda Elektron sənəd dövriyyəsi sektoruna rəhbərlik edən müavini vardır.

7.6.             Şöbə müdirinin müavini - sektor müdiri şöbə müdiri tərəfindən ona həvalə edilmiş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır.

7.7.             Şöbə müdiri olmadıqda onun səlahiyyətlərini şöbə müdirinin müavini - sektor müdiri həyata keçirir.

7.8.             Şöbənin Vətəndaşların qəbulu işinin təşkili sektoruna Agentliyin sədri tərəfindən qanunvericiliyə uyğun olaraq vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən sektor müdiri rəhbərlik edir.

7.9.             Şöbənin digər əməkdaşları Agentliyin sədri tərəfindən qanunvericiliyə uyğun olaraq vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir.

7.10.        Şöbənin hər bir əməkdaşı vəzifə təlimatlarında nəzərdə tutulmuş funksiyaların vaxtında yerinə yetirilməsinə, həmçinin hazırladığı, araşdırdığı və imzaladığı sənədin Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik aktlarına, sədrin əmr və sərəncamlarına uyğunluğuna görə bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş vəzifələr çərçivəsində şəxsən məsuliyyət daşıyır.

7.11.        Şöbənin hər bir əməkdaşı ona məlum olan və dövlət sirri, yaxud xidməti sirr təşkil edən məlumatların mühafizə olunmasına görə öz vəzifəsinə və səlahiyyətlərinə uyğun məsuliyyət daşıyır.